Veřejná listina
Veřejná listina (instrumenta publica) je listinou, kterou vydal nebo ověřil orgán veřejné moci České republiky, úřední potvrzení, rozhodnutí soudů, osvědčení či potvrzení vydané orgány veřejné moci. Veřejnou listinou označujeme také listinu, která byla prohlášena zákonem.
Je tedy jedním z projevů moci veřejné sui generis, která veřejnou listinu vybaví veřejnou vírou v její obsah a pravost. Institut veřejné listiny je regulován z pohledu České republiky právem národním, mezinárodním právem soukromým a procesním, mezinárodními smlouvami a právem Evropské unie.
Uznání veřejné listiny
Má-li být v cizím státě uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti veřejný orgán České republiky, nebo která byla před ním podepsána, je ve většině států nutné, aby tato listina byla tzv. legalizována. Výjimky z povinnosti legalizace vyplývají z Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin – „Úmluva o Apostile“ a z některých dvoustranných mezinárodních smluv o právní pomoci či přímo použitelných právních předpisů Evropské unie.Smyslem legalizace a apostily je věrohodně prokázat skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena určitým justičním nebo správním orgánem České republiky nebo byla před ním podepsána.
Ověření veřejné listiny notářem
Notář má pravomoc podepisovat a vyhotovovat veřejné listiny. Notář je státem pověřenou osobou, které splňuje předepsané předpoklady a dodává listinám veřejnou víru. Nejen ryze formálně, dodržením všech předepsaných náležitostí listiny, ale také preventivní kontrolou její platnosti. Jistotě ohledně posuzování veřejných listin nepomáhá ani porovnaní s právem komunitárním, které používá pojmu „úřední listiny“, kterými jsou osvědčovány právně významné skutečnosti.
Listiny od notářských úřadů lze ověřit pouze v případě, že jsou podepsány (podle § 23 písm.a) a c) NŘ
- notářem, nebo
- notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře, nebo
- notářským kandidátem, který byl notářem pověřen k provádění legalizace a vidimace ve vztahu k cizině.
Vyšší ověření listiny následně na Notářské komoře ČR.
Ověření veřejné listiny advokátem
Advokát z podstaty své profese a z litery zákona jedná v zájmu klienta, může vytvářet určité právní kličky a prosazovat zájem klienta.
Řídí se ustanovením zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a institutem prohlášení advokáta o pravosti podpisu v souladu s § 25a citovaného zákona. Podle ustanovení tohoto paragrafu lze bez dalšího průzkumu označit za veřejnou listinu. Vyšší ověření listiny následně na České advokátní komoře.
Apostila – ověření listin určených do zahraničí
- Režim automatické použitelnosti, znamená to, že veřejná listina vydaná na území jednoho státu může být předložena na území dalšího státu bez ověření a má stejné postavení v zemi předložení jako měla v tuzemsku. Mezi Českou republikou a danou zemi je uzavřena bilaterální smlouva o právní pomoci.
- Režim apostilace, zde je země smluvním státem Haagské Úmluvy.Pro zjednodušení procedury legalizace dokumentů byla v nizozemském Haagu 5.října 1961 podepsána Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Pro Českou republiku vstoupila Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (tzv. Haagská úmluva, či Úmluva o Apostile) v platnost dne 16. 3. 1999 a vyšla pod číslem 45/1999 Sb.
- Režim vyššího soudního ověření (superlegalizace), tímto režimem je postupováno tehdy, pokud mezi dvěma státy není signifikována mezinárodní smlouva, ani nejsou signatáři Úmluvy (viz není zaveden ani jeden z bodů nástrojů add (1) a add (2).